Me imagino que tú al igual que yo, muchas veces te has sentido frustrado o desesperado cuando pierdes tiempo valioso de tu trabajo, en más de una reunión de seguimiento de proyectos improductiva y extenuante, en la cual se toma gran parte del tiempo de la sesión en detectar las inconsistencias entre la información que brinda cada participante en la misma, en lugar de invertir ese tiempo en identificar los problemas para buscar soluciones y consensuar estrategias de actuación.
Adicionalmente, no se puede perder de vista, los gastos importantes que generan estas largas e improductivas sesiones para el proyecto y la organización, ya que impide a los asistentes hacer tareas con mayor valor; además de los costos que representa por la participación de altos perfiles: gerentes, líder de proyecto, directivos.
Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches. Benjamin Franklin.
Las problemas antes descritos se pueden mejorar (más allá de las técnicas/consejos que debemos emplear para reuniones de trabajos efectivas), con la implementación de una aplicación o herramienta centrada en datos para la gestión de proyectos, que permita a partir del trabajo colaborativo obtener el estatus y KPI’s del proyecto en tiempo real.
Cuando se cuenta con aplicaciones para la gestión de proyectos, todos los involucrados en el mismo, tienen acceso instantáneamente de forma iterativa de sus procesos y del proyecto sin importar donde se encuentren y sin necesidad de solicitar la información a terceros, promoviendo propuestas y estrategias de acción anticipadas a la reunión, transformando estas reuniones improductivas, extenuantes y costosas, en reuniones menos frecuentes, más productivas y rentables para el proyecto y la organización.
Con una aplicación de gestión de proyectos como la PDM, podemos de forma rápida, instantánea y objetiva, a partir de los datos recolectados y transformados, revisar los puntos típicos de reuniones de seguimiento de proyecto, tales como:
- Visión General y KPI’s del Proyecto.
- Estado del Alcance: entregables total del alcance del proyecto (Original y/o adicional por gestión de cambio), entregables por revisión, estatus, responsable, entregables en manos del Cliente y Ejecutor del proyecto, etc.
- Estado de los Plazos: reporte de tenencia del proceso de revisión de entregables por parte del Cliente, reporte de tenencia de incorporación de comentarios por el Ejecutor del proyecto, entregables reprogramados según causa o motivo, entre otros.
- Informe de Calidad de los entregables.
- Seguimiento a Matriz de Riesgos / Oportunidades.
Así como otros aspectos del proyecto, para determinar asertiva y objetivamente las acciones necesarias en el proyecto, que permitan minimizar desviaciones / riesgos, aprovechar oportunidades, gestionar cambios, optimizar recursos, entre otros.
