Con el avance de las tecnologías digitales ha quedado claro que existen dos formas de diseño y gestión de proyectos de capital: con enfoque centrado en documentos y enfoque centrado en datos.
El enfoque centrado en documentos es la forma tradicional de desarrollo de proyectos, que ha prevalecido por más de 50 años. Bajo este enfoque, toda la información y datos del proyecto se gestionan a través de entregables de diferentes tipos, generados en múltiples formatos y revisados.
Este enfoque constituye uno de los principales obstáculos que enfrentan las empresas para mejorar, entre otras cosas, por lo siguiente:
- Riesgos en el traspaso de la información: La información se encuentra dispersa en múltiples documentos, lo que dificulta su gestión, seguimiento y control. Esto puede generar errores y retrasos en el proyecto.
- Consumo excesivo de recursos: El tiempo y esfuerzo que se dedica a buscar y validar datos es elevado. Se estima que los ingenieros pueden dedicar hasta el 25% de su tiempo en la búsqueda, revisión y validación de datos e información.
- Necesidad de trabajar en serie: El trabajo se realiza en etapas secuenciales, lo que puede retrasar el proyecto.
El enfoque centrado en datos, por su parte, almacena y comparte toda la información y datos del proyecto en una base de datos común alojada en la nube. Esta base de datos se constituye como la fuente única de verdad del proyecto, lo que permite a todos los interesados acceder a la información de forma fácil, rápida, confiable y oportuna.
Este enfoque centrado en datos presenta una serie de ventajas que permiten superar los obstáculos del modelo tradicional. Entre ellas se encuentran:
- Acceso fácil, rápido y confiable a la información: Todos los interesados pueden acceder a toda la información del proyecto de forma fácil, rápida y confiable. Esto permite realizar análisis y tomar mejores decisiones.
- Mejora de la eficiencia: El trabajo se puede realizar de forma paralela y/o simultánea, lo que reduce los plazos de ejecución.
- Reducción de riesgos: La información se encuentra centralizada y estandarizada, lo que reduce los riesgos de errores y retrasos.
El enfoque centrado en datos se ha convertido en el estándar para el desarrollo de proyectos de capital de las principales empresas operadoras y EPC a nivel mundial. Este enfoque ofrece beneficios significativos en términos de costos, tiempo de ejecución, calidad y riesgos. Además, permite a estas empresas aprovechar las últimas tecnologías digitales.
A continuación se presenta tabla comparativa de las características entre ambos enfoques:
Análisis Comparativo entre el Enfoque Centrado en Documentos y el Enfoque Centrado en Datos
En el siguiente análisis, examinaremos las características señaladas anteriormente desde la perspectiva de cada enfoque:
Enfoque Centrado en Documentos
- Visibilidad del diseño: La visibilidad del proyecto es limitada, ya que los datos se almacenan en diferentes lugares. La falta de visibilidad completa del proyecto dificulta la toma de decisiones y el seguimiento del progreso del proyecto.
- Centralización de la Información: No existe un sistema centralizado de datos, la información se encuentra dispersa en diferentes entregables, cada uno de los cuales es gestionado por diferentes especialidades o involucrados. Esto puede dificultar la accesibilidad y la integridad de la información. Además dificulta la comunicación, el intercambio de información y la coordinación entre las diferentes partes involucradas en el proyecto, lo que puede generar demoras y errores en el desarrollo del proyecto.
- Compartición de Datos: todos los interesados comparten los datos manualmente a través de los entregables del proyecto. Este proceso es lento y engorroso, lo que puede dificultar la coherencia entre las diferentes versiones de los datos propiciando errores y confusiones.
- Ejecución de Diseños: Predispone la ejecución en serie del diseño lo cual ralentiza el desarrollo del proyecto. Esto puede aumentar el riesgo de retrasos, ya que el inicio de un diseño puede depender del desarrollo o la finalización de otro(s).
- Participación de las Partes Interesadas: Las partes interesadas, como el propietario o cliente, proveedores y contratistas de construcción suelen tener una participación limitada en el diseño.
- Fuente de los Diseños: Los entregables constituyen la esencia del diseño. Esto dificulta la optimización, mejoras, corrección y/o actualización del diseño, ya que cualquier cambio en los entregables requiere hacer cambios manuales en varios entregables más. Esto aumenta la probabilidad de errores o inconsistencias en los diseños.
- Revisión y Validación de los Diseños: Los diseños se revisan y validan en serie uno a uno, a medida que se producen los entregables. Este enfoque ralentiza el proyecto y puede retrasar la identificación y corrección de eventuales errores.
- Probabilidad de errores: La probabilidad de errores es alta debido a la fragmentación de la información, la falta de comunicación y la participación limitada de las partes interesadas. Esto puede afectar la calidad, el cumplimiento de los plazos y el presupuesto del proyecto.
- Consistencia y Flujo de los Datos: El ingreso manual de datos a softwares de cálculos y/o diseño, así como a los entregables del proyecto, puede ser un proceso lento y propenso a errores de consistencia.
- Costos de los Cambios: Los cambios son más difíciles de incorporar en este enfoque. Esto se debe a que requieren una revisión y actualización manual de todos los entregables afectados, lo que puede generar errores y demoras. Adicionalmente, los cambios en el diseño no se pueden incorporar de forma inmediata, ya que su consideración depende de la generación de los respectivos entregables.
Enfoque Centrado en Datos
- Visibilidad del diseño: El diseño del proyecto es visible para todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Los datos están centralizados y almacenados en una única fuente de verdad, lo que permite a cualquier persona acceder a ellos fácilmente. La visibilidad se proporciona mediante una plataforma web llamada Panel de Control de Datos (PCD).
- Centralización de la Información: La información del proyecto se centraliza en una única base de datos, que se conoce como «fuente única de verdad». Esto permite que todas las partes interesadas tengan acceso a la misma información en tiempo real, lo que mejora la comunicación, el intercambio de información y la coordinación.
- Compartición de los Datos: Los datos se comparten en tiempo real mediante el Panel de Control de datos (PCD). Esto mejora la colaboración, el trabajo concurrente y la eficiencia del proyecto.
- Ejecución de diseños: Los diseños se pueden desarrollar en paralelo y/o simultáneamente, lo cual permite agilizar el diseño y reducir cronograma. Los eventuales cambios que suelen producirse en los proyectos se pueden incorporar más fácilmente.
- Participación de las Partes Interesadas: Todos los interesados según su rol tienen acceso a los datos del proyecto a través del PCD para participar y colaborar activamente en su desarrollo. Esto facilita la incorporación de comentarios en el proceso de revisión y validación del diseño, mejora la calidad, reduce los riesgos derivados de los cambios y asegura que el proyecto satisfaga las necesidades del propietario o cliente.
- Fuentes de Diseño: Los entregables son documentos, planos o productos que se generan como resultado del proceso de diseño. En el enfoque centrado en datos, los entregables se basan en información y datos recopilados, calculados o procesados a lo largo del proceso. Esta base de datos permite identificar errores o inconsistencias de manera más eficiente y temprana. Además, facilita la modificación de los entregables sin afectar significativamente los costos o plazos del proyecto. Los datos también pueden utilizarse para generar nuevas alternativas de diseño.
- Revisión y validación de los Diseños: Los diseños se pueden revisar y validar en tiempo real a través del PCD del proyecto. Esto ayuda a identificar y corregir errores de forma rápida y eficiente, lo que a su vez reduce costos, tiempos de entrega y riesgos de cambios.
- Probabilidad de Errores: La centralización de la información, el intercambio de datos y la participación de las partes interesadas contribuyen a reducir los errores en los diseños y entregables. Como consecuencia, se reducen los costos de revisión, validación y aprobación de estos.
- Consistencia y Flujo de datos: Existe una sola instancia para ingresar los datos a la base de datos del proyecto la cual se encarga de replicarlos automáticamente a todos los procesos donde son requeridos. Esto permite reducir el riesgo de errores, agilizar el diseño y facilitar la gestión de los cambios.
- Costos de los Cambios: Los cambios en el proyecto son más ágiles y menos costosos, ya que los datos se comparten en tiempo real y de forma automática a todos los interesados.
En resumen, el enfoque centrado en datos en el desarrollo de proyectos de capital proporciona una base sólida y objetiva para la toma de decisiones, aumenta la eficiencia y la productividad, identifica oportunidades de mejora, evalúa resultados, reduce costos y riesgos, y fomenta la transparencia y la colaboración.
Además, un enfoque centrado en datos permite aprovechar las mejoras de las tecnologías digitales, ya que facilita la adopción de nuevas herramientas y soluciones, y permite adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos. Esto optimiza el proyecto y mejora sus resultados, ya que se utilizan las tecnologías digitales disponibles de forma efectiva.
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