Como todos sabemos, los proyectos de capital cada día son más complejos y los clientes más exigentes en los costos y tiempos de ejecución. Esta realidad impone más presión de la usual a los equipos desarrolladores de proyectos, además de otras restricciones como en el alcance, calidad, riesgos, recursos, con las cuales tienen que lidiar.
Estas presiones predisponen a los miembros de los equipos de proyectos a estar más enfocados en ejecutar los entregables de los proyectos según lo planeado, y que no dispongan de suficiente tiempo para conocer como los están haciendo en cuanto al alcance (hitos, avances, ruta crítica), tiempo, calidad, costos, etc.
Hoy en día no solo es importante hacer nuestro trabajo, sino saber cómo lo estamos haciendo continuamente para mejorar la productividad.
Un instrumento valioso para tener bajo control las restricciones de los proyectos, son sin lugar a dudas los KPI’s, dado que éstos son «mecanismos de comunicación» para involucrar a todos los miembros de los proyectos y partes interesadas en la consecución de los objetivos de los proyectos con las mayores posibilidades de éxito. Con la interpretación de los resultados medibles de la gestión de alcance, tiempo, entregables, calidad, entre otros.
Por lo que, se les debe dar a los KPI’s total cobertura para obtener la mayor información de la gestión de los proyectos, al igual que acceso a todos los involucrados directos o indirectos, tanto internos como externos.
Ahora más que nunca se está haciendo urgente tener a la mano la información que brindan los KPI’s, pero de una forma fácil, ágil, segura, confiable, transparente, accesible y visible en tiempo real, para evaluar constantemente el desempeño de los proyectos, y así mantener bajo control las restricciones para cumplir con las expectativas de los clientes internos, externos y el negocio: con mayor productividad, menos riesgos y mejor experiencia.
Los KPI’s deben ser generados de una forma fácil, ágil, segura, confiable, transparente, accesible y visible en tiempo real.
Pero todos sabemos que generar la información de los KPI’s muchas veces es una labor titánica de lograr, tanto para los proyectos como para las organizaciones. Por las complejidades que supone las actividades de este proceso, como son: la recopilación de la información desde diversas fuentes, procesamiento de alto volumen de datos, instrumentos o herramientas inadecuados(as), tiempo insuficiente para interpretación / análisis de resultados, canales inadecuados de distribución a los involucrados o interesados, entre otras actividades o aspectos.
Beneficios de la Visibilidad de los KPI’s
Dar visibilidad a los KPI’s en los proyectos es esencial para lograr una gestión efectiva y un monitoreo continuo del desempeño de éstos, puesto que proporciona beneficios claves como:
- Monitoreo de la efectividad del proyecto: Los KPI’s ofrecen una forma objetiva de medir y monitorear el progreso del proyecto en relación con los objetivos preestablecidos. Al tener visibilidad de los KPI’s a los proyectos, los gerentes de proyectos, miembros del equipo de trabajo y partes interesadas, pueden evaluar rápidamente si el proyecto se encuentra según lo planeado o si hay retrasos que afecten el cumpliendo de hitos claves. Esto permite tomar acciones preventivas y correctivas a tiempo para garantizar el éxito del proyecto.
- Identificación Oportuna de Desviaciones y Problemas: Los KPI’s visibles pueden revelar desviaciones o problemas en el proyecto de manera temprana. Al comparar los valores reales de los KPI’s con los valores planificados o con los umbrales establecidos, es posible identificar rápidamente cualquier brecha o discrepancia. Esto permite tomar medidas inmediatas para abordar los problemas y evitar que se agraven o afecten negativamente el proyecto en su conjunto.
- Comunicación y Alineación: La visibilidad de los KPI’s ayuda a mantener a todos los involucrados en el proyectos informados y alineados en relación con el progreso y los resultados del proyecto. Los KPI’s proporcionan una base objetiva para la comunicación y facilitan la comprensión común de los logros, desafíos y áreas que requieren atención. Esto fomenta una comunicación más efectiva y una colaboración mejorada entre los miembros del equipo, los interesados y los clientes internos / externos, directos e indirectos.
- Facilita la Toma de Decisiones: Los KPI’s visibles brindan a los gerentes de proyectos, miembros del equipo de proyectos y a las partes interesadas, datos confiables y objetivos para respaldar la toma de decisiones. Al tener acceso a información actualizada y basada en hechos en tiempo real, es más probable que se tomen decisiones más oportunas, inteligentes y respaldadas.
- Mejora continua: La visibilidad de los KPI’s permite un enfoque de mejora continua no solo en el proyecto de forma particular, sino también de forma consolidada en la cartera de proyectos y global en la organización alineados al Sistema de Gestión. Al monitorear y analizar regularmente los KPI’s en tiempo real e iterativamente, se pueden identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar el rendimiento de los proyectos y de la organización en general. Definitivamente, la visibilidad de los KPI’s impulsa una mentalidad orientada a la mejora continua y a la implementación de acciones preventivas, correctivas o estrategias de optimización para alcanzar los resultados deseados tanto en los proyectos como en la organización.
Y cómo es posible obtener estos beneficios?…
Indudablemente la visibilidad de los KPI’s de un proyecto solo es posible lograrla si se cuenta con un Sistema de Información para la Gerencia de Proyectos (PMIS), que proporcione visualizaciones interactivas en tableros de mando o control con base en los datos e información consistente y confiable resultantes de procesos automatizados de la gestión de proyectos con la colaboración de los miembros de equipo de proyecto según sus responsabilidades y roles, con acceso desde cualquier dispositivo y lugar en tiempo real.
PDM – GESTOR DE PROYECTOS PUEDE AYUDARTE A GENERAR LOS KPI’S DE TUS PROYECTOS CON VISIBILIDAD
PDM – Gestor de Proyectos, es una herramientaPMIS web colaborativa centrada en datos, quemediante la tecnología business intelligence (BI) genera los KPI’s con el aprovechamiento de los datos recopilados de los procesos de la gestión de alcance, tiempo, calidad, comunicaciones, RFI´s, hallazgos, riesgos, partes interesadas o cualquier otro; con visibilidad mediante tableros de mando en tiempo real e iterativamente, a los miembros de equipos de proyectos y partes interesadas, para evaluar el desempeño del proyecto y detectar rápidamente problemas o desviaciones para la toma de decisiones ágiles, inteligentes y respaldadas.
Además cuenta con otro sinfín de funcionalidades enfocadas a mejorar la gestión de los proyectos para aumentar las posibilidades de éxito con reducción exponencial en costos y tiempo, gracias a que ayuda a incrementar la eficiencia, mitigar los riesgos y optimizar los recursos.
En resumen, la visibilidad de los KPI’s en los proyectos es fundamental para monitorear el progreso, identificar problemas, facilitar la comunicación, respaldar la toma de decisiones informada y fomentar la mejora continua. Además proporciona una base objetiva para evaluar el rendimiento y tomar medidas oportunas para lograr el éxito del proyecto y en los negocios.
Si estás listo para darle visibilidad a la gestión de tus proyectos, estamos a un clic de distancia.
