«Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo» – Albert Einstein.
En el día a día en la ejecución de los proyectos hay una serie de barreras, situaciones o dolencias, o como se dice actualmente “pains”, que hacen que la gestión de los mismos sea muy compleja de llevar.
Uno de los problemas repetitivos y recurrentes que inevitablemente experimentamos a menudo como miembros de los equipos de proyecto, es en el proceso de Control de Entregables.
Este proceso es fundamental para lograr el éxito de los proyectos de ingeniería, puesto que es desde éste que se conoce el cumplimiento del cronograma de los entregables que conforman el alcance del proyecto, su estatus, su ubicación (quienes los tienen o en qué lugar se encuentran en un determinado momento), los comentarios recibidos, su distribución, entre otros datos.
Datos que son esenciales para determinar el avance del proyecto, conocer la trazabilidad de los entregables, agilizar el proceso de revisión, verificación o validación interna / externa; gestionar los resultados de la calidad de los entregables; generar KPI’s, alimentar otros procesos, generar la planillas de ejecución para el recobro de los servicios, entre otros.
Proceso de Control de Entregables: Desde la perspectiva de los Miembros de Proyectos
Algunas situaciones que cotidianamente enfrentan los miembros del proyecto, según sus roles en el proceso, son:
Gerentes / Coordinadores
- Baja confianza o seguridad del proceso de control de documentos / entregables para tomar decisiones oportunas y acertadas en el proyecto.
- Constantemente se tienen conflictos con los clientes y miembros de los equipos de proyectos por la duplicidad de información del proceso, dado que cada parte lleva sus propios registros por la falta de una fuente única de verdad del proceso.
- Se tienen problemas en otros procesos que se alimentan de la información o datos del proceso de control de documentos.
- Se dificulta la posibilidad de asignación de varios controladores de documentos a un mismo proyecto.
- Respuestas lentas a solicitudes del cliente relacionadas o derivadas del proceso de control de documentos / entregables.
- Ejecución de actividades comunes, recurrentes y rutinarias en el proceso que consumen mucho tiempo y esfuerzo para generar resultados con valor en el proyecto.
Controlador de Documentos
- Alto volumen de documentos o entregables hace mayor probabilidad de error.
- Al trabajar en más de un proyecto a la vez aumenta la probabilidad de error.
- Manejo de varias fuentes de información en archivos en Excel (Controlador de documentos o Planeador) para validar consistencia de códigos, nombres o nuevos entregables en el proyecto para emitir “transmitalls”.
- Muchos errores en la preparación de los correos, “transmitalls” y reportes de gestión del proceso de control de entregables, puesto que se trascribe el 100% de los datos en los formatos para tales fines, aumentando exponencialmente los errores de transcripción o inconsistencia del mismo dato transcrito tantas veces como se realice.
- Registro de la gestión del proceso de control de entregables es demorado, no se realiza en el mismo momento que se hace el proceso de envío / recepción de entregables, por lo que se fijan días específicos para emitirlos, muchas veces imposibles de cumplir. Además generalmente estos reportes de gestión no tienen consistencia por errores de transcripción, por arrastre de errores que vienen de los correos de envío/recepción, de los “transmitalls” o de otras fuentes manejadas en el proyecto internas o externas.
- Toma mucho tiempo preparar los correos de envío, se debe codificar, adjuntar los archivos de los entregables hasta el tamaño establecido para que no reboten en las bandejas de los receptores, copiar los emails a las personas en cada correo. Además los archivos para enviar o entregar previamente se copian o duplican en carpetas por “transmittal”, generando también errores en este proceso, bien sea de copiado de archivos equivocados o por la falta de copiar alguno indicado en la entrega.
- Se busca realizar las entregas por disciplina para tener un control en el proceso, para facilitar la distribución del receptor, en cantidades de envíos, horarios y días preestablecidos.
- Interrupciones constantes en las actividades de rutina, cuando se requiere un reporte puntual por algún miembro del equipo proyecto, debido al proceso de validación de la información para generar el reporte solicitado, además que seguramente no reflejará la situación real de los entregables.
- Surgen constantemente preguntas como: ¿En cuál “transmittal” fue entregado el producto X?, ¿que salió en el “transmittal” Y?, ¿En dónde está el producto Z?, entre otras que no son fáciles de responder oportunamente.
- Mucho estrés por la poca seguridad y confianza en el proceso de control de entregables por el alto volumen de información / datos que se transcriben y se manejan, cada parte consultor-cliente maneja su verdad del proceso, duplicando los esfuerzos mancomunados en el mismo, puesto que cada controlador registra en su archivo de control, las entradas y salidas de los entregables, dando cabida a mayor probabilidad de inconsistencias entre reportes, tiempo adicional en consolidación para su consumo, generando climas conflictivos entre las partes.
- Dificultad de hacer seguimiento al proyecto de forma remota.
Ejecutores de Entregables
- Dependencia absoluta del controlador de documentos para conocer el estatus de los entregables de su disciplina o bajo su responsabilidad, afectando sus actividades.
- Llevan un reporte paralelo con la gestión de entregables de su disciplina, que van consolidando o validando con los reportes que les envía el controlador de documentos, consumiendo mucho de su tiempo de elaboración de entregables en este proceso.
- Los entregables comentados por el cliente, requieren mayor esfuerzo en su búsqueda al utilizar estructuras de carpetas.
- Surgen preguntas como ¿Cuáles entregables están pendientes por incorporar comentarios?, ¿desde cuándo los tenemos en nuestras manos?, ¿cuántos tuvieron comentarios, cuantos fueron aprobados y cuantos fueron rechazados? son difíciles de contestar.
- Deben retransmitir a su equipo la información de los entregables en la medida que vayan llegando con/sin comentarios, para emitir las revisiones subsiguientes oportunamente.
- Dificultad de hacer seguimiento del proyecto de forma remota.
Proceso de Control de Entregables: Desde la perspectiva de los Clientes
En opinión de nuestros clientes las situaciones antes descritas, hace del proceso de Control de Entregables de forma manual o como tradicionalmente lo hacemos en “Excel”, un proceso complejo de gestionar, lleno de inconsistencias, inseguridad, baja confiabilidad, análisis inoportunos, con alta dependencia de quién gestiona el proceso, que claramente confabulaban en contra de toma de decisiones inteligentes, acertadas y oportunas para mitigar problemas, riesgos o aprovechar oportunidades en pro de cumplir los objetivos preestablecidos del proyecto para lograr el éxito esperado, principalmente debido a:
- La alta complejidad en el manejo de datos tanto en los instrumentos de recolección de datos o “transmittals” de entregables, por lo susceptible de cometer errores en todos los datos contenidos en ellos cuando se registraban para su emisión y envió de entregables, como en el instrumento en sí para el Control de Documentos o Entregables donde se reportaban estos datos, igualmente con altas posibilidades no solo cometer errores en el proceso de transcripción de nuevos datos, sino de hacer cambios, eliminación o borrado involuntario en cada actualización, debido a la gran cantidad de datos que se manejan en los mismos y de desde fuentes que no son únicas en el proyecto.
- La frecuencia de las actualizaciones puntuales generalmente semanales, por el volumen de transcripción de datos por las transacciones de los entregables en el proceso de revisión, verificación o validación y no de forma iterativa o inmediata.
- El manejo de datos o información de los entregables solo se centraba al proceso de verificación o validación externa, no se manejaban datos o información del estatus de revisión y verificación interna.
- La dependencia absoluta de la persona que es responsable del proceso de control de documentos, por el carácter de descentralizado de dicho proceso, es imposible la colaboración de terceros en el mismo.
- Las mejoras en el proceso de control de documentos o entregables quedaban únicamente en el proyecto y no de forma corporativa en la organización, es decir no se replicarán como estándar en otros proyectos en ejecución o futuros, como mejoras continuas del proceso.
Proceso de Control de Entregables: Gestión basada en Datos
Con la implementación de una PMIS (Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos), como PDM – Gestor de Proyectos en más de 200 proyectos en varios países de Latinoamérica, nuestros clientes lograron mejoras exponenciales en el proceso de Gestión de Entregables en los Proyectos de Ingeniería, transformando digitalmente tanto este proceso medular como la forma de gestionar sus proyectos, permitiendo a todo el equipo de proyecto (ejecutores, colaboradores o demás partes interesadas) contar con:
- Un centro de control de los entregables del proyecto (revisiones y tenencia) como fuente única de verdad (Single Source of Truth – SSOT), garantizando una gestión centralizada, colaborativa y concurrente.
- Flujo de trabajo automatizado en el proceso de envío / recepción de entregables por cada parte, con la generación de “transmittals”.
- Liberación y distribución de los entregables en tiempo real de forma automatizada.
- Generación de reportes y KPI´s con interfaz visual iterativa en tiempo real de la gestión de control de entregables, con alcance para todo el equipo de proyecto lo que permite agilizar los procesos de revisión, verificación o validación interna y externa; detectar tempranamente desviaciones en el proyecto y facilitar el proceso de facturación de los servicios.
- Datos e información consistentes, seguros, confiables, iterativos y accesibles con visualización grafica desde flujos de trabajos automatizados con un mínimo nivel de trascripción.
- Mejora continua en la gestión de proyectos que permea automáticamente en la organización de forma estandarizada, sin dependencia de los responsables de los procesos, como la forma manual por su carácter centralizado.
Beneficios adicionales del Proceso de Control de Entregables basado en Datos
Adicionalmente, la mejora en el proceso de control de entregables, ocasionó efectos colaterales muy positivos en sus proyectos y organizaciones, como:
- Mayor productividad debido a la automatización de flujos de trabajos de actividades comunes, repetitivas y recurrentes.
- Visibilidad de métricas de los proyectos, para anticipar problemas o situaciones para tomar correctivos oportunamente.
- Acceso a todo el equipo de proyecto interno y externo en tiempo real.
- Inductor de mejoras en la calidad de los entregables, incluso en los comentarios generados del proceso de revisión, verificación o validación interna – externa, solo por el efecto de compartir los resultados de este aspecto mediante una interfaz gráfica accesible para todos.
- Mejoró el tiempo, calidad y confianza de las respuestas a los clientes internos y externos.
- Fomentó la transparencia y confianza en el equipo de proyecto interno y externo.
- Optimizó la frecuencia y tiempo de duración de reuniones de coordinación de los proyectos.
- Generó un cambio cultural en la organización, marcando un antes y después del uso de la PDM para gestionar proyectos, tanto para los usuarios, proveedores como clientes internos y externos de los proyectos.
- Facilitó el aprovechamiento de los datos que se generan desde el proceso de control de entregables de manera segura, confiable y oportuna a otros procesos como: Gestión de alcance (estatus de los entregables y avances en el proyecto), Gestión de Facturación y Cobranza (generación de planillas de ejecución para el recobro de los servicios), Gestión de la Calidad de los entregables, Generación de KPI’s (Alcance, Tiempo, Calidad, otros), entre otros.
PDM – GESTOR DE PROYECTOS PUEDE AYUDARTE A MEJORAR GESTIÓN DE CONTROL DE ENTREGABLES EN TUS PROYECTOS
PDM – Gestor de Proyectos, es una herramienta web colaborativa de gestión de proyectos Ingeniería y/o Construcción de una forma más accesible, más segura, más transparente y más confiable con una mejor experiencia para los clientes internos y externos, ajustable a las necesidades particulares de cada proyecto/contrato.
Permite una amplia visibilidad del proyecto con un enfoque centrado en datos, con posibilidad de trabajo desde cualquier parte del mundo, conectando a más colaboradores e involucrados en tiempo real entre sí y con el contenido del proyecto, con optimización de procesos y aprovechamiento de recursos: control de entregables, «transmittals» automáticos, gestión de RFI’s, gestión de comunicaciones, generación de KPI’s de gestión de los procesos, que mejora la toma de decisiones oportunas, inteligentes y acertadas en el proyecto, incrementando la tasa de éxito de éstos.
Para experimentar cómo PDM Gestor de Proyectos puede ayudarte a construir un equipo de trabajo más transparente y productivo, contáctanos en nuestros canales comunicacionales.
