«Precio es lo que pagas, Valor es lo que recibes”. Warren Buffett.
Muchas veces nuestras decisiones para adquirir un producto o servicio, se basan principalmente en el precio más que en el valor que este producto o servicio nos puede ofrecer, privilegiando el ahorro inmediato (menor precio) en lugar del ahorro futuro (menores costos operativos, mayor productividad, mayor satisfacción, más rentabilidad, entre otros).
En este artículo queremos destacar los beneficios y ventajas de utilizar un software que nos ayude con la ardua labor que significa la gestión de proyectos, enfocado en la relación precio – valor.
Hoy en día, es indispensable que un gerente de proyectos cuente con un software para llevar a cabo de una manera más eficiente la gestión de proyectos, esta extenuante y compleja labor usualmente la realizamos con herramientas que no son adecuadas para tener un panorama completo y confiable del proyecto.
Para ello, necesitamos elegir un software que sea adecuado para la administración y dirección de proyectos con más posibilidades de éxito, que nos ofrezca como mínimo:
- Amplia visibilidad del proyecto, que mantenga a todos los miembros del proyecto (ejecutores, sponsor, cliente y demás partes interesadas), en tiempo real al corriente de la situación integral del proyecto, así como proporcionando datos objetivos y fiables, para la toma de decisiones ágiles.
- Minimización de errores, al recolectar datos para procesos automatizados (cálculos, registros, actualizaciones, generación de informes proyecciones / KPI’s, workflows), no hay cabida para el error humano.
- Conectividad, que permita el trabajo colaborativo y concurrente de los miembros del proyecto (ejecutores, sponsor, cliente y demás partes interesadas) con acceso fiable a todo el contenido del proyecto, todo el tiempo y desde todo lugar con acceso a internet.
- Optimización de procesos, la estandarización de procesos, permite reducir o eliminar pérdidas de tiempo, recursos, silos en los procesos, gastos innecesarios, obstáculos y errores, al igual facilita el aprovechamiento compartido de datos entre procesos.
Adicionalmente, estas herramientas nos permiten la eliminación de los costos ocultos que se crean a partir de procesos ineficientes o innecesarios, que son una ventana para la fuga de capital que se tienen en los proyectos, y que no son fácilmente identificables, medibles y controlables, y que tienen un impacto representativo cuando seguimos ejecutando proyectos de una forma descentralizada, individualista, con silos en los procesos, con dependencia de los ejecutores.
Esta forma descentralizada y dependiente de gestionar proyectos, en la cual la información se genera a partir de hojas de cálculo, correos electrónicos, documentos, entre otros, conlleva a muchos esfuerzos en la recopilación, organización y transformación de los datos para producir otra información entre procesos interrelacionados, que sin colaboración o compartición de dichos datos, aumenta exponencialmente la inconsistencia de los mismos y la información generada.
Cuando incorporamos un soporte tecnológico, se crean mejores condiciones para la toma de decisiones agiles basada en datos, se elimina las actividades recurrentes y rutinarias que demandan mucho esfuerzo y tiempo, al igual que los esfuerzos múltiples por la repetición de una misma información para procesos interrelacionados, mejora la calidad de los datos e información del proyecto, mejora la productividad y compromiso de los equipos de proyecto, aumenta la posibilidad de entregar valor a los clientes.
La era digital está redefiniendo las necesidades de las empresas, forzándolas más rápidamente a la transformación digital de sus procesos operativos para ser más competitivas y poder sobrevivir en el mercado.
En definitiva, con la implementación de soluciones tecnológicas obtenemos un valor exponencial en nuestras organizaciones y proyectos en comparación al costo de adquisición, esto nos permitirá tener una ventaja diferenciadora en la forma de prestar nuestros servicios convirtiéndonos en una organización innovadora, transparente y confiable, con un entorno de trabajo productivo para el equipo, incentivando la participación del cliente en los servicios y el compromiso, mediante la nueva forma de trabajar colaborativa y concurrente, eliminando silos en los procesos, generando ahorros significativos en actividades recurrentes en procesos del proyecto, departamentales e interrelacionados, con mejores condiciones para la entrega de valor al cliente.
Es importante, al momento de elegir una solución tecnológica para la gestión de proyectos, que consideremos la que mejor se adapte a nuestra organización, ya que no todas son iguales, cada una ofrece diferentes funcionalidades, servicios, condiciones y están enfocadas para diferentes Core de negocios.
Para empresas cuyo Core de negocio es el desarrollo de proyectos de ingeniería, en Inconsoft hemos diseñado una aplicación de Gestión de Proyectos, denominada PDM (Gestor de Proyectos), con comprobada eficacia en más de 200 proyectos de ingeniería en varios países de Latinoamérica obteniendo más de 160 HH/mes-promedio ganadas con la implementación de la misma en dichos proyectos.
PDM ofrece los aspectos que deben ser considerados para una adecuada elección de un software para la gestión de proyectos, que fueron mencionados anteriormente: amplia visibilidad del proyecto, minimización de errores gestionar proyectos con un enfoque centrado en datos y automatización, posibilidad de trabajo desde cualquier parte del mundo, conectando a todos los miembros del proyecto (ejecutores, sponsor, cliente y demás partes interesadas) en tiempo real con el contenido del proyecto, optimización de procesos y aprovechamiento de recursos.
La PDM cuenta con miles de funcionalidades, entre las que se destacan:
- Ahorrar más de 160 HH/Mes en la ejecución y gestión de proyectos.
- Tomar decisiones ágiles, basadas en los datos más recientes del proyecto.
- Tener eficiencia en la gestión de proyectos, gracias al seguimiento y control integral del proyecto mediante la gestión de los datos.
- Generar y monitorear los KPI’s de los proyectos.
- Visualizar la información del proyecto desde cualquier dispositivo y en todo momento.
- Disminuir los tiempos de entrega y/o aprobación de los entregables.
- Monitorear la calidad de los entregables.
- Generar un entorno de trabajo productivo al equipo de proyecto.
- Trabajar de forma colaborativa y concurrente por los miembros del proyecto (ejecutores, sponsor, cliente y demás partes interesadas).
En conclusión, todos los que hemos sido gerentes de proyecto apreciaríamos una herramienta como la PDM, que nos ayude en la gestión eficiente y con mayor certidumbre de los proyectos, que promueva equipos más comprometidos, motivados y productivos, con mejores condiciones para tomar decisiones asertivas y ágiles, para ejecutar los proyectos con mayor posibilidades de éxito y con entrega de valor para los cliente; generando una ventaja diferenciadora para la organización (valor) que supera exponencialmente su precio de adquisición.
