Gestión Documental como factor fundamental en los proyectos de ingeniería

Publicado: noviembre 10, 2021

Los datos, documentos y/o registros generados en los proyectos de ingeniería, son el principal activo de los mismos, por ello es fundamental para la Gestión de Proyectos contar con un sistema de gestión documental idóneo para evitar el caos por una falta de accesibilidad, control, gestión segura, preservación y normalización.

Transformación de la Gestión Documental de lo convencional hacia lo digital

En los últimos años hemos venido observando, como muchos documentos generados en los proyectos de ingeniería nacen en formato electrónico o digital, minimizándose así la cantidad de los documentos en papel, obligando a la transformación de la Gestión Documental del método convencional hacia uno digital, con los beneficios que este supone:

  • Rapidez y acceso inmediato.
  • Reducción de tiempo de consultas.
  • Resolución del problema de localización.
  • Control total de la documentación e información.
  • Información compartida entre diferentes usuarios.
  • Fácil y rápida distribución o envío de documentos.
  • Eliminación de desplazamientos.
  • Ahorro de espacio físico.
  • Seguridad y fiabilidad.

Impacto de la Gestión Documental Digital Online 

Una Gestión Documental digital online, además de permitir los beneficios antes señalados, contribuye definitivamente en el aumento de la productividad y la posibilidad de trabajo desde cualquier parte del mundo. Esto incrementa exponencialmente el número de personas que podrá trabajar desde otros países, desde casa o mientras viajan.

Adicionalmente, no solo permite acceder a la documentación fiable, sino también conectarlos con otros colaboradores o involucrados en tiempo real, sin importar dónde se encuentren. Lo cual es un factor clave para las organizaciones actuales. 

Datos, documentos y registros accesibles y confiables, fomenta la productividad de los equipos de trabajo y la toma de decisiones ágiles, factores claves para las organizaciones de hoy

Gracias a que podemos contar con herramientas digitales colaborativas online como la PDM (Gestor de Proyectos), podrán manejar la Gestión Documental de tus proyectos de forma segura, eficiente y fiable, aprovechando sus principales características:     

  • Centro de control de documentos y/o entregables.
  • Disponibilidad de documentos por revisiones.
  • Colaboración en torno a la documentación y/o registros.
  • Seguridad de los datos, documentos y/o registros.
  • Organización de los documentos y/o registros.
  • Liberación y distribución de los documentos y/o entregables.
  • Notificaciones en torno a la gestión documental.
  • Reportes y KPI’s de la gestión documental.

 

 

 

Encuentra más

Categorías

Elaine Chechile

Elaine Chechile es Gerente de Operaciones de IDS Colombia, su amplia experiencia en la gerencia de proyectos le ha permitido identificar oportunidades de mejora en los procesos de desarrollo de ingeniería, es asesora de Inconsoft en las soluciones de gestión de proyectos y administrativas.

Otros Artículos