Visibilidad propicia la transparencia y confianza en lugar de reclamos y quejas.
Uno de los desafíos de los equipos de proyectos ha sido conocer el estatus de las actividades, entregables y por ende de los proyectos en los cuales participan, para atender sus compromisos y dar respuestas rápidas, claras y consistentes con seguridad y confianza.
La visibilidad de los proyectos es sin lugar a dudas la forma más eficaz de crear mejores condiciones para tener más oportunidades de éxitos en ellos, debido a las cualidades de transparencia y confianza que brinda, así como al compromiso, responsabilidad y colaboración que propicia en los miembros de los equipos de proyecto, al tener mejor alcance, mayor precisión y actualización de los datos e información.
A continuación se plantean 5 razones que hemos identificado que hacen a la visibilidad de los proyectos un aspecto relevante para su éxito:
- Disponer del panorama completo del proyecto
En la medida que el equipo de trabajo tenga mayor visibilidad del proyecto en tiempo real y de los objetivos del mismo, estos podrán conocer como sus actividades y/o entregables aportan en el desarrollo del proyecto y como otros miembros del equipo confían en ellos para culminar oportunamente sus actividades y/o entregables relacionadas.
Adicionalmente, un vistazo al panorama o estatus del proyecto aumenta la capacidad de dar respuestas rápidas, claras y precisas a los miembros del equipo, incentivando la cooperación entre ellos, mejorando las comunicaciones, fortaleciendo las relaciones, aumentando la confianza y satisfacción de los clientes, aspectos que impactan directa e indirectamente para mejorar la tasa de éxito del mismo.
- Permitir mayor transparencia y confianza
La visibilidad de los proyectos definitivamente contribuye en una gestión más transparente, lo cual es relevante para que los miembros del equipo de proyectos puedan identificar rápidamente cuellos de botella, al igual que disponer con datos e información, que brinden la confianza suficiente para encontrar mejores soluciones para corregir cualquier situación antes de que sea demasiado tarde, desde la única fuente de verdad del proyecto.
- Detectar oportunamente desviaciones y/o cambios
Cuando se tiene visibilidad de los datos e información del proyecto, existe mayor posibilidad de detectar y anticipar fácilmente desviaciones o cambios que pueden generar riesgos potenciales o reales que impliquen ajustes en el plan del proyecto para mantenerlo en el tiempo previsto, dentro del presupuesto establecido y con calidad esperada.
- Incrementar la toma de decisiones asertivas y oportunas
La toma de decisiones es el día a día en los proyectos, haciendo de este proceso un aspecto crucial para su éxito. Se hace imposible tomar decisiones buenas sobre cualquier proyecto sin disponer de un panorama completo del mismo desde datos e información confiable en el momento que se necesite, aumentando la cantidad de acciones correctivas que se deben hacer como resultado de la malas decisiones tomadas o de los riesgos ocultos en éstos.
Por lo que, cuando se tiene visible constantemente el panorama completo del proyecto, en tiempo real y además es basado en datos confiables, se incrementan las posibilidades de mejores toma de decisiones: agiles, inteligentes y acertadas.
- Mejorar la comunicación y pérdidas de tiempo
La visibilidad del proyecto le da acceso al equipo de trabajo a los datos o información que necesitan en cualquier momento, sin esperar reportes periódicos, respuestas a solicitudes en cadenas de mensajes de correos electrónicos confusos y aislados, o tener que confiar en las actualizaciones bajo la responsabilidad de algún otro miembro del equipo de proyecto.
La visibilidad en los proyectos es una forma de aumentar la comunicación efectiva en los mismos, dado que los datos e información esta centralizada y accesible por quienes la necesitan cuando y desde donde se precisa.
Indudablemente la visibilidad de un proyecto es imposible lograrla si no se cuenta con un Sistema de Información para la Gerencia de Proyectos (PMIS) que proporcione visualizaciones interactivas en tableros de mando o control basado en datos e información consistente y confiable, resultantes de procesos automatizados con acceso a los miembros del equipo de proyecto, desde cualquier dispositivo en tiempo real.
PDM – GESTOR DE PROYECTOS PUEDE AYUDARTE A MEJORAR LA VISIBILIDAD DE TUS PROYECTOS
PDM – Gestor de Proyectos, es una herramienta web colaborativa de gestión de proyectos Ingeniería y/o Construcción de una forma más accesible, más segura, más transparente y más confiable con una mejor experiencia para los clientes internos y externos, ajustable a las necesidades particulares de cada proyecto/contrato.
Permite una amplia visibilidad del proyecto con un enfoque centrado en datos, con posibilidad de trabajo desde cualquier parte del mundo, conectando a más colaboradores e involucrados en tiempo real entre sí y con el contenido del proyecto, con optimización de procesos y aprovechamiento de recursos, que mejorando la toma de decisiones oportunas, inteligentes y acertadas en el proyecto, incrementando la tasa de éxito de los proyectos.
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