Como todos sabemos la gestión de los proyectos, independientemente del tamaño y su complejidad, requiere una serie de metodologías, estrategías, habilidades y conocimiento. Sin embargo, es necesario utilizar un software adecuado para una gestión de proyectos exitosa, que nos ayuden a superar de forma fácil y sencilla los desafíos que suelen surgir durante su desarrollo.
En este artículo, analizaremos algunos de los desafíos más comunes que enfrentamos en la gestión de proyectos, y cómo éstos pueden superarse con la ayuda de una herramienta o software de gestión de proyectos.
Desafíos comunes en la gestión de proyectos:
- Poca visibilidad en el proyecto: Los miembros del equipo de proyecto usualmente tienen dificultades para ver el progreso general del proyecto y las áreas que requieren atención, para generar ideas, identificar problemas y oportunidades, y tomar decisiones en el momento adecuado.
- Decisiones poco informadas e inoportunas: A menudo la información en los proyectos está dispersa, duplicada, desactualizada, inexacta, e incluso algunas veces es insuficiente o engañosa, conduciendo a decisiones inoportunas con resultados no deseados, con consecuencias negativas o peor aún, con muchas posibilidades de agravar aún más el problema.
- Limitado acceso a la gestión del proyecto: Los miembros del equipo de proyecto usualmente tienen acceso restringido de la gestión del alcance del proyecto, de los entregables propios o interdisciplinarios asignados: que se han completado, están en curso, están retrasados o han sufrido cambios. Esto dificulta que aborden los problemas en la medida que surjan y que realicen su trabajo de manera efectiva.
- Escasa sincronización en la Gestión de Entregables: Los entregables pueden retrasarse o no cumplir con los requisitos si no se gestionan de manera efectiva. La gestión de los entregables es un proceso medular que generalmente es manual y fragmentado, lo cual imposibilita el seguimiento y control eficiente de los entregables y por consiguiente del proyecto. Además, los datos resultantes de éste proceso suelen ser poco confiables, consistentes, integrados, actualizados y sincronizados, para ser utilizados tanto en el mismo proceso como en otros.
- Elevados costos en actividades repetitivas: La gestión de proyectos, como cualquier otro proceso complejo implica la realización de actividades comunes que son repetitivas, como la gestión de entregables, generación de KPI’s / informes, consulta de datos / información / documentos, envío de alertas o recordatorios, entre otros, que consumen mucho tiempo y esfuerzo en su ejecución con pocos niveles de precisión, muchos errores y re-trabajo.
- Deficiencia en la comunicación: La comunicación a menudo en los proyectos es deficiente o ineficiente lo que puede llevar a malentendidos, problemas de coordinación, falta de alineación del equipo de proyecto. Lo que dificulta identificar de riesgos/oportunidades, tener clientes insatisfechos, tomar buenas decisiones y un sinfín de problemas que imposibilita el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Los desafíos más comunes en la gestión de proyectos: ¿cómo superarlos?
Una herramienta o software de gestión de proyectos como PDM te ayudará a superar los desafíos que se presentan en la ejecución de los proyectos, como:
- Visibilidad del Proyecto: PDM proporciona una vista centralizada de todos los aspectos del proyecto, mediante tableros de control personalizables, que muestran de manera visual los KPI’s y métricas clave del proyecto, en la frecuencia y granularidad necesaria para ayudar a los miembros de los equipos de proyecto a reducir los riesgos y mantener en buen curso la ejecución del mismo.
- Decisiones informadas y oportunas: PDM proporciona acceso a datos e información reales, exactos, actualizados y granulados, para ayudar a los miembros del equipo de proyecto a tomar decisiones más respaldadas, más inteligentes y más rápidas, reduciendo el riesgo de errores y los costos ocultos por malas decisiones.
- Acceso a la Gestión del Proyecto: PDM permite a los miembros del equipo de proyecto acceder a la información y los datos necesarios para que estén continuamente informados y alineados con el alcance del proyecto, su progreso y los resultados de su gestión. Además de facilitar la comprensión común de los logros, desafíos y áreas que requieren atención, con colaboración, compromiso y responsabilidad mutua.
- Sincronización de la Gestión de Entregables: PDM ayuda a simplificar las actividades de la gestión de entregables, ahorrar tiempo y esfuerzo, con la mínima posibilidad de errores humanos y máximo aprovechamiento de datos confiables, actualizados y sincronizados entre el mismo proceso y con otros procesos, lo que ayuda a realizar seguimiento y control del proyecto e identificar problemas o desviaciones anticipadamente para tomar medidas.
- Eficiencia y Productividad: PDM mejora la eficiencia operativa de las actividades repetitivas, reduciendo los errores, disminuyendo la fatiga y aumentando la satisfacción en el trabajo. Además, libera a los miembros del equipo de proyecto a centrarse en actividades más tácticas y estratégicas con mayor valor agregado sin pérdidas de tiempo, con el mínimo esfuerzo y bajos costos, mejorando la eficiencia y productividad en la gestión del proyecto.
- Mejora la Comunicación: PDM ayuda a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto y las partes interesadas, gracias a sus funcionalidades como la visibilidad del panorama del proyecto, fuente única de verdad del proyecto (datos, registros, documentos, gestión), acceso en tiempo real de la gestión, notificaciones y alertas, es posible generar ideas, identificar problemas y oportunidades, y tomar decisiones en el momento preciso en conjunto. Además, de permitir una comunicación más eficiente, también mejora la colaboración y la transparencia en el proyecto.
¿Por qué utilizar PDM para la gestión de Proyectos?
PDM Gestor de Proyectos es la solución perfecta para tus necesidades. Es una herramienta o software que ofrece funciones que necesitas para gestionar tus proyectos de manera eficiente y exitosa, como:
- Funcionalidades: PDM cuenta con un sinfín de funcionalidades enfocadas en mejorar la gestión de los proyectos de ingeniería, como: visibilidad del estatus del proyecto, gestión de alcance / entregables, gestión de comunicaciones, generación de KPI’s, gestión de RFI’s, gestión de entregables, generación de dossier, entre otras.
- Características: PDM es una solución escalable, colaborativa, visual, en tiempo real, fácil y posible de usar por todos los miembros del equipo de proyecto (incluso por el cliente), con cortos tiempo de implementación y capacitación.
- Precio – Valor: PDM es una de las herramientas de gestión de proyectos en el mercado que tiene mejor relación precio – valor. El costo de inversión de implementación se amortiza rápidamente, gracias a los beneficios exponenciales que proporciona en los proyectos. Asegura como mínimo una disminución de esfuerzo en actividades de gestión de proyecto de 100 hh/mes, ahorros que se incrementan en la medida que más usuarios interactúen con ella, por el fenómeno de efecto de red.
PDM – Ofrece otros beneficios para una gestión de proyectos exitosa
- Fomenta la transparencia y confianza en el equipo de proyecto interno y externo.
- Induce a mejoras en la calidad de los entregables, solo por el efecto de compartir los resultados de este aspecto mediante una interfaz gráfica accesible para todos.
- Mejora el tiempo, calidad y confianza de las respuestas a los clientes internos y externos.
- Optimiza la frecuencia y tiempo de duración de reuniones de coordinación de los proyectos.
- Genera un cambio cultural en la organización, marcando un antes y después del uso de la PDM para gestionar proyectos, tanto para los usuarios, proveedores como clientes internos y externos de los proyectos.
- Facilita el aprovechamiento de los datos de la gestión de entregables de manera segura, confiable y oportuna a otros procesos como: Gestión de alcance (estatus de los entregables y avances en el proyecto), Gestión de Facturación y Cobranza, Gestión de la Calidad de los entregables, Generación de KPI’s (Alcance, Tiempo, Calidad, otros), entre otros.
¿Qué es PDM?
PDM – Gestor de Proyectos, es una herramienta web colaborativa centrada en datos, que proporciona visibilidad del estatus de los proyectos, que cuenta con un sinfín de funcionalidades enfocadas en mejorar la gestión de los proyectos, promover la toma de decisiones inteligentes, acertadas y oportunas, para aumentar las posibilidades de éxito en los proyectos con mejor desempeño y experiencia.
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